Halaman

Tuesday, March 12, 2019

Manajemen Operasi: Sistem Persediaan


Sistem Persediaan
Makalah
Disusun untuk Memenuhi Tugas
Mata Kuliah : Manajemen Operasi
Dosen Pengampu : Tina Martini, SE, M.Si
Disusun Oleh:
Zaimatul Ummah                              (212447)
                                    Riadatun Nafis                                  (212457)
                                    Burhanis Sulthon                              (212473)
                                    Muhammad Habib Fauzi                 (212480)




 
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI KUDUS
JURUSAN SYARI’AH / MBS
TAHUN 2013

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar Belakang
Manajemen persediaan yang baik merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan, karena persediaan phisik  perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancar. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai opportunity cost (dana yang dapat ditanamkan dalam investasi yang lebih menguntungkan). Pada satu sisi, pengurangan biaya persediaan dengan cara menurunkan tingkat persediaan dapat dilakukan perusahaan, tetapi pada sisi lainnya, konsumen akan tidak puas apabila suatu produk stocknya habis.
Oleh karena itu keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat pelayanan kepada konsumen harus dapat dicapai. Menurut suatu penelitian persediaan merupakan bagian yang besar (sekitar 40 persen) dari modal yang ditanamkan dan biaya menyimpan persediaan (termasuk diantaranya asuransi, penyusutan, bunga, sewa) dapat mencapai 30 persen dari nilai persediaan. Karena itu banyak perusahaan sangat peduli terhadap perencanaan dan pengendalian persediaan untuk memperoleh penghematan yang berarti.  Dalam makalah ini, pemakalah ingin menguraikan bagaimana sistem persediaan di suatu perusahaan. Pembahasan meliputi pengertian , jenis, fungsi, biaya serta model-model dalam sistem persediaan.

B.     Rumusan Masalah
1.      Apa pengertian sistem persediaan ?
2.      Apa saja jenis-jenis persediaan ?
3.      Bagaimana fungsi-fungsi persediaan ?
4.      Apa saja biaya persediaan itu?
5.      Bagaimana metode pengendalian persediaan ?




BAB II
PEMBAHASAN
A.    Pengertian Sistem Persediaan
Istilah persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasimya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumber daya alam mungkin internal ataupun eksternal. Ini meliputi persediaan bahan mentah,bahan dalam proses,barang jadi atau produk akhir,bahan-bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen-komponen lain yang menjadi bagian keluaran produk perusahaan. Jenis persediaan keluaran produk (product output), dimana hampir semua orang mengidentifikasi secara cepat sebagai persediaan. Tetapi kita seharusnya tidak membatasi pengertian persediaan hanya itu. Banyak organisasi juga menyimpan jenis-jenis persediaan lain, seperti uang, ruangan fisik (bangunan pabrik), peralatan, dan tenaga kerja, untuk memenuhi permintaan akan produk dan jasa. Sumber daya-sumber daya ini sering dapat dikendalikan lebih efektif melalui  penggunaan berbagai sistem dan model manajemen persediaan.
Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan pada waktu yang tepat. Atau meminimumkannya biaya total melalui penentuan apa, berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal. Sistem dan model-model manajemen persediaan juga digunakan  untuk mengendalikan persediaan dan membuat berbagai keputusan investasi persediaan.[1]
B.     Jenis-jenis Persediaan
            Menurut jenisnya, persediaan dapat dibedakan atas :
1.      Persediaan Barang Mentah (Raw Materials), yaitu persediaan bahan mentah yang akan diproses dalam proses produksi. Misalnya karet lateks merupakan bahan mentah pada perusahaan yang memproduksi ban mobil dan ban sepeda serta daging, sayuran, dan bumbu-bumbu adalah bahan baku dari suatu restoran. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber alam atau dibeli dari para supplier atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
2.      Persediaan berupa suku cadang (spare part) yang akan digunakan dalam proses produksi. Persediaan barang ini terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. Misalnya blok mesin kendaraan.
3.      Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. Bahan baku penolong tersebut penting disediakan sebab tanpa ada bahan baku penolong tersebut, proses produksi pasti tidak bisa jalan. Contoh : air belerang pada perusahaan ban mobil.
4.      Persediaan barang setengah jadi (work in process), yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. Misalnya, pada perusahaan mebel (furniture) potongan kayu yang telah dibuat harus disediakan untuk dirakit menjadi kursi atau meja.
5.      Persediaan barang jadi (finished goods stock), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dan siap untuk dijual atau  dikirim kepada konsumen, termasuk konsumen akhir.[2]
C.     Fungsi Persediaan
1. Fungsi Decoupling
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan (independence). Persediaan "decouples" ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga "kebebasan”-nya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.
2.      Fungsi Economic Lot Sizing
Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit. Persediaan lot-size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya).
3.      Fungsi Antisipasi
Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories) . Di samping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman (safety inventories). Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi "decoupling" yang telah diuraikan di atas. Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.[3]

D.    Biaya Persediaan
Biaya yang terkait dengan persediaan dikelompokkan menjadi tiga, yaitu carrying or holding costs, ordering costs, dan shortage costs. Gabungan unsur-unsur biaya persediaan itu berhubungan secara non linear dengan jumlah persediaan, sehingga menjadi menarikmenemukan jumlahnya persediaan yang menghasilkan biaya persediaan terendah.
1.      Carrying costs adalah biaya untuk memiliki dan menyimpan persediaan selama periode tertentu. Biaya ini berhubungan positif dengan jumlah persediaan dan terkadang dengan waktu penyimpanan. Termasuk dalam kelompok ini adalah bunga atas dana yang ditanamkan dalam persediaan, sewa gudang, penyusutan dan lain-lain. Carrying costs dapat dinyatakan dalam dua cara. Pertama,yang paling sering, adalah menyatakanya dalam rupiah per unit persediaan per periode waktu. Kedua, dinyatakan sebagai persentase tertentu dari nilai persediaan, biasanya antara 10-40 persen.
2.      Ordering costs adalah biaya yang berhubungan dengan penambahan persediaan yang dimiliki. Biaya ini biasanya dinyatakan dalam dalam rupiah per pesanan dan tidak terkait dengan volume pesanan. Jadi ordering costs berhubungan positif dengan frekuensi persediaan. Termasuk kelompok ini adalah biaya pengiriman, pesanan beli, inspeksi penerimaan dan pencatatan. Ordering costs biasanya berhubungan terbalik dengan carrying costs. Jika volume pesanan bertambah, frekuensi pesanan berkurang sehingga mengurangi ordering costs. Sementar itu, bertambahnya volume pesanan menyebabkan bertambahnya baik persediaan maupun carrying costs. Ringkasnya, jika volume pesanan bertambah, ordering costs berkurang tapi carrying costs bertambah.
3.      Shortage or stockout costs tercipta jika permintaan tak dapat dipenuhi karena kekosongan persediaan. Termasuk dalam kelompok ini adalah ketidakpuasan konsumen dan potensi keuntungan yang tak terealisasi. Sangat sulit memperkirakan shortage costs, sebagai gantinya dilakukan perkiraan subjektif. Shortage costs berhubungan terbalik dengan carrying costs. Jika persediaan bertambah, carrying costs bertambah sementara shortage costs berkurang.[4]
E.     Metode Pengendalian Persediaan
Secara kronologis metode pengendalian persediaan yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
1.      Metode pengendalian secara statistik (Statistical Inventory Control)
2.      Metode perencanaan kebutuhan material (MRP).
3.      Metode Persedian Just In Time (JIT)
a.       Pengendalian Persediaan secara Statistik (Statistical Inventory Control).
Metode ini menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif dalam system persediaan. Pada dasarnya, metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan :
1)      Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ).
2)      Titik pemesanan kembali (Reorder Point).
3)      Jumlah cadangan pengaman (safety stock) yang diperlukan.
Metode ini sering juga disebut metode pengendalian tradisional, karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih modern, seperti MRP di Amerika dan Kanban di Jepang.
Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (dependent) dan dikelola saling tidak bergantung. Yang dimaksud permintaan bebas adalah permintaan yang hanya dipengaruhi mekanisme pasar sehingga bebas dari fungsi operasi produk.
b.      Metode Perencanaan Kebutuhan Material (MRP)
Metode pengendalian tradisional akan tidak efektif bila digunakan untuk permintaan yang bersifat tidak bebas (independent). Yang dimaksud permintaan tidak bebas adalah permintaan yang tergantung kepada kebutuhan suatu komponen/material dengan komponen/material lainnya. Dengan kata lain, kebutuhan tidak bebas adalah kebutuhan yang tunduk pada fungsi operasi produksi. Metode MRP ini bersifat oriented, yang terdiri dari sekumpulan prosedur, aturan – aturan keputusan dan seperangkat mekanisme pencatatan yang dirancang untuk menjabarkan Jadual Induk Produksi (JIP). Dari sejarahnya, penerapan MRP pertama kali digunakan pada industri logam tipe Job Shop dimana tipe ini termasuk tipe yang paling suli tdikendalikan dalam system manufaktur. Dengan demikian, kehadiran MRP sangat berarti dalam meminimisasi investasi persediaan, memudahkan penyusunan jadwal kebutuhan setiap komponen yang diperlukan dan sebagai alat pengendalian produksi dan persediaan. Dalam perkembangan selanjutnya, MRP dapat diterapkan juga pada pengendalian persediaan dalam system manufaktur, baik untuk tipe Job Shop, tipe produksi massal (mass production) maupun tipe lainnya.[5]

c.       Metode Persedian Just In Time (JIT)
 Dalam perkembangannya, persediaan “berlebih” dipandang sebagai pemborosan, meskipun bisa mengatasi masalah dalam persediaan sebagai tindakan berjaga-jaga. Yang lebih baik adalah memiliki persediaan sedikit mungkin namun kegiatan produksi tetap jalan lancar. Hal ini dapat dicapai dengan pembekalan barang dalam jumlah yang sama tepat dengan kebutuhan dan penyerahannya tepat saat digunakan, tidak terlambat maupun terlalu dini. Taktik pengelolaan persediaan seperti itu dikenal dengan just in time. Dengan just in time inventory, persediaan yang dimiliki akan ditekan menjadi sesedikit mungkin, karena adanya persediaan dapat menutupi berbagai masalah baik karena faktor-faktor dari dalam maupun luar perusahaan. Masalah-masalah itu pada dasarnya merupakan konsekuensi dari manajemen yang kurang baik dan toleransi terhadap pemborosan. Ini berarti keperluan persediaan akan makin sedikit jika masalah yang ada telah dapat dihilangkan atau paling tidak dikurangi. Keberhasilan just in time, dengan demikian, dapat menghapus pemborosan atau menuju penghematan.[6]
  Salah satu model yang sangat popular didalam sistem deterministik adalah model Economic Order Quantity (EOQ). Model EOQ ini merupakan dasar dari berbagai pengembangan metode – metode persediaan.
1)      Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Model EOQ ini mencari ukuran pemesanan yang ekonomis dengan meminimalkan total biaya.  Ada dua macam biaya yang dipertimbangkan, yaitu:
a)      Biaya penyimpanan / carrying cost
Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan akibat perusahaan menyimpan bahan di gudang.[7] Biaya penyimpanan pertahun merupakan perkalian antara rata-rata persediaan pertahun dengan biaya simpan perunit pertahun.
Jika rata-rata persediaan pertahun = , dimana Q adalah ukuran pemesanan, dan biaya simpan perunit pertahun adalah H, maka:
Total biaya penyimpanan pertahun =  [8]
b)      Biaya pemesanan / ordering cost
Biaya pemesanan adalah biaya yang dikeluarkan tiap kali pesan. Biaya pemesanan akan semakin kecil bila bahan yang dipesan semakin banyak jumlahnya.[9] Biaya pemesanan pertahun merupakan perkalian antara biaya per pemesanan (S) dikalikan banyaknya pemesanan dalam satu tahun dimana D adalah banyaknya kebutuhan selama satu tahun.
Total biaya pemesanan pertahun = S 
Sehingga :
Total Biaya Per Tahun (TC) = biaya pembelian per tahun + biaya pemesanan per tahun + biaya penyimpanan per tahun

TC =  
Dalam teori, konsep EOQ (kadang-kadang disebut model fixed-order-quantity) adalah sederhana. Model EOQ ini digunakan untuk menetukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan. Rumusan EOQ yang biasa digunakan adalah :
D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu
S = biaya pemesanan (persiapan pesanan dan penyiapan mesin) per pesanan
H = biaya penyimpanan per unit per tahun.[11]
Metode EOQ diatas dapat diterapkan bila anggapan-anggapan berikut ini dipenuhi :
a)      Permintaan akan produk adalah konstan, seragam dan diketahui (deterministik)
b)      Harga per unit produk adalah konstan
c)      Biaya penyimpanan per unit per Tahun (H) adalah konstan
d)     Biaya pemesanan per pesanan (S) adalah konstan
e)      Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima (lead time, L) adalah konstan
f)        Tidak terjadi kekurangan barang atau backorder[12]
Terdapat beberapa model EOQ, diantaranya:
(1)   EOQ dengan Backorders
Sangat sering perusahaan dapat dan akan mengalami kekurangan persediaan tanpa kehilangan penjualan selam periode kehabisan persediaan (out of stock). Bila barang-barang disuplai terlambat ke pesanan-pesanan di waktu lalu, back ordering terjadi. Hal ini akan menyebabkan adanya biaya backordering persediaan. Model Backorder identic dengan EOQ dasar tetapi ada beberapa pengecualian seperti berikut:
(a)    Ada waktu (t1) dimana ada surplus persediaan (I)
(b)   Waktu (t2) dimana ada kekurangan persediaan (Q - 1)
(c)    Setiap siklus memerlukan waktu sama (tc)
(d)   Biaya Backordering per unit per tahun adalah konstan (B, Rp/ unit/ tahun)
(e)    Backorder dan persediaan dipenuhi secara bersamaan.
Rumus EOQ untuk model ini :
Rumus surplus persediaan :

Rumus biaya persediaan tahunan total :

(2)   EOQ dengan Tingkat Produksi Terbatas (Finite Production Rate)
Model EOQ dasar menganggap bahwa kuantitas yang dipesan diterima seluruhnya pada saat yang sama (seketika), dalam jumlah tunggal Q. Berbagai produk yang dibeli dan diproduksi sendiri perusahaan tidak selalu memenuhi anggapan tersebut. Jadi, persediaan tidak dipenuhi semua seketika secara bertahap. Kuantitas pesanan tidak diterima dalam jumlah besar, tetapi dalam kuantitas-kuantitas yang lebih kecil sejalan dengan kemajuan produksi. Produk-produk yang dibeli atau diproduksi sendiri mempunyai tingkat produksi (p) yang relative besar daripada ttingkat permintaan (d). Model ini penting karena anggapan kuantitas pesanan diterima semua pada saat yang sama sering tidak akurat.
Anggapan –anggapan dan istilah-istilah model ini yang berbeda dari model dasar dapat diperinci sebagai berikut:
(a)    Kuantitas pesanan tidak di penuhi semuanya pada saat yang sama tetapi tersedia dalam kuantitas-kuantitas lebih kecil pada tingkat produksi atau pemenuhan konstan (p)
(b)   Tingkat permintaan (d) besarnya relative terhadap tingkat produksi
(c)    Selam produksi dilakukan (tp), tingkat pemenuhan persediaan adalah sama dengan tingkat produksi dikurangi tingkat permintaan (p-d)
(d)   Selama Q unit diproduksi, besarnya tingkat persediaan maksimum kurang dari Q karena penggunaan selama pemenuhan .
Rumusan EOQ, atau sering disebut juga economic production quantity (EPQ), model ini:
Sedangkan rumusan biaya persediaan total :
Model-Model Potongan Kuantitas
Model-model sebelumnya tidak memperhatikan kemungkinan bahwa potongan kuantitas (quantity discount) atau harga per unit lebih rendah mungkin diberikan bila perusahaan membeli dalam kuantitas-kuantitas persediaan yang lebih besar. Karena harga bervariasi dengan jumlah yang dipesan, fungsi biaya total paling sedikit mencakup tiga macam biaya : biaya penyimpanan, pemesanan dan pembelian. Dengan C sama dengan harga pembelian, fungsi biaya total sekarang.
Selain dari EOQ untuk menghitung biaya persediaan yang minimum, perlu pula dibahas tentang cadangan penyelamat (safety stock/ vision stock/ buffer stock). Cadangan penyelamat ini untuk menjaga berlangsungnya proses produksi. Namun perlu diingat bahwa tidak semua perusahaan manufaktur memerlukan cadangan penyelamat.[16]
2)      Persediaan Penyelamat (Safety Stock)
Tidak semua perusahaan memerlukan cadangan persediaan penyelamat. Bila antara penggunaan bahan dan datangnya bahan yang dipesan selalu tepat waktunya, sehingga tidak mungkin kehabisan bahan (out of stock), berarti perusahaan ini tidak memerlukan cadangan penyelamat / cadangan besi buffer stock/ safety stock. Cadangan penyelamat diperlukan dalam keadaan seperti:
a)      Waktu pemesanan bahan (lead time atau procurement time) tidak tentu, sering berubah karena pengaruh berbagai hal/ factor.
b)      Jumlah pemakaian bahan untuk produksi selalu berfluktuasi tidak dapat diramalkan secara tepat.
c)      Keadaan dimana waktu pemesanan tidak menentu dan pemakaian bahan untuk proses produksi juga sangat berfluktuasi.
Adapun cara menanggulangi kehabisan bahan :
a)      Pembelian bahan secara darurat
b)      Melakukan cadangan penyelamat[17]




BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
1.      Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.
2.      Menurut jenisnya, persediaan dapat dibedakan atas :
Persediaan Barang Mentah (Raw Materials), Persediaan berupa suku cadang (spare part), Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), Persediaan barang setengah jadi (work in process), Persediaan barang jadi (finished goods stock).
3.      Fungsi Persediaan: Fungsi Decoupling, Fungsi Economic Lot Sizing, Fungsi Antisipasi.
4.      Biaya yang terkait dengan persediaan dikelompokkan menjadi tiga, yaitu carrying or holding costs, ordering costs, dan shortage costs.
5.      Secara kronologis metode pengendalian persediaan yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
a.       Metode pengendalian secara statistik (Statistical Inventory Control)
b.      Metode perencanaan kebutuhan material (MRP).
c.       Metode Persedian Just In Time (JIT)

DAFTAR PUSTAKA

Sri Mulyono, Riset Operasi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2004
Suyadi Prawiro Sentono, Manajemen Operasi Analisis Dan Studi Kasus, Bumi Aksara, Jakarta, 2000
T.Hani Handoko, Dasar-Dasar Manajemen Produksi Dan Operasi , BPFE,  Yogyakarta, 2000


[1] T.Hani Handoko, Dasar-Dasar Manajemen Produksi Dan Operasi , BPFE,  Yogyakarta, 2000, hlm.333-334.
[2] Suyadi Prawiro Sentono, Manajemen Operasi Analisis Dan Studi Kasus, Bumi Aksara, Jakarta, 2000, hlm.68-69.
[3] T.Hani Handoko, Op.Cit, hlm.335-336.
[4] Sri Mulyono, Riset Operasi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2004, hlm. 300-301.

[6] Sri Mulyono, Op.Cit, hlm. 307
[7] Suyadi Prawirosentono, Op.Cit, hlm. 72
[9] Suyadi Prawirosentono, Loc.cit.
[11] T.Hani Handoko, Op.Cit, hlm. 341
[12] T.Hani Handoko, Loc.Cit
[13] Ibid, hlm. 333-344
[14] Ibid, hlm.346-348
[15] Ibid, hlm. 349-350
[16] Suyadi Prawirosentono, Op.Cit, hlm.161
[17] Ibid, hlm165-169

No comments:

Post a Comment